Overstappen van Virtuagym of SportBit: je leden en rooster in één middag over
De reden om niet over te stappen is zelden het systeem zelf, maar de verhuizing: honderden leden, lopende abonnementen, een rooster vol lesgroepen. Niemand wil dat met de hand overtypen, en terecht.
Daarom leest REQUR de bestanden van de twee bekendste pakketten rechtstreeks in. Een export uit Virtuagym of een ingevuld SportBit-sjabloon is genoeg om je leden, hun abonnementen en je complete rooster over te zetten. Dit artikel loopt de overstap stap voor stap door, inclusief het stuk dat wij voor je doen.
In het kort
- De ledenimport leest Virtuagym-exports en ingevulde SportBit-sjablonen, inclusief oud-leden, tegoeden en gezinnen.
- Je ziet eerst een controle: welke kolommen zijn herkend, welke e-mailadressen dubbel zijn en welke IBAN niet klopt.
- Abonnementen worden op naam gekoppeld aan je prijslijst en staan gepauzeerd klaar tot de livegang.
- Ook je rooster en lesgroepen gaan mee: elk lesschema wordt een lestype, elke groep staat meteen ingepland met trainer.
Eerst controleren, dan pas importeren
Onder Import en Export staat alles in de volgorde van een overstap: eerst je prijslijst, dan je leden, dan betalingen en planning. De ledenimport begint altijd met een controle in plaats van een directe import.
Die controle laat zien welke kolommen zijn herkend, welke e-mailadressen dubbel voorkomen en welke IBAN niet door de check komt. Zo haal je de rommel eruit voordat er ook maar één lid in je administratie staat, in plaats van achteraf te corrigeren.
Virtuagym en SportBit rechtstreeks ingelezen
Kom je van Virtuagym, dan lees je de ledenexport rechtstreeks in, inclusief oud-leden en de tegoeden per creditsoort. Ook het rooster gaat mee: elk lesschema wordt een lestype in REQUR en elke regel een les op de kalender.
Kom je van SportBit, dan leest REQUR de ingevulde sjablonen en de gezinsbestanden. Ouders worden daarbij automatisch contactpersoon van hun kinderen, precies zoals je dat bij jeugdleden wilt.
Lesgroepen importeer je op naam, met een kolom voor de trainer, en ze staan daarna meteen ingepland. De leden die erbij horen, worden op naam aan de groep gekoppeld.
Abonnementen staan klaar, maar nog uit
Geïmporteerde abonnementen worden op naam gekoppeld aan de plannen in jouw prijslijst en komen gepauzeerd binnen. Dat is bewust: zolang je aan het inrichten en controleren bent, mag er nog geen incasso lopen.
Bij de livegang zetten wij alles in één keer aan, samen met jou. Zo bestaat er geen tussenfase waarin de helft van je leden wel wordt geïncasseerd en de andere helft niet, en begint iedereen op dezelfde dag in het nieuwe systeem.
En je incassomandaten?
De machtigingen van je bestaande leden hoef je niet opnieuw op te halen: onder Betalingen maak je de machtigingen aan op basis van je bestaande administratie en controleer je het SEPA-bestand voordat de eerste run draait.
Hoe dat juridisch en praktisch zit, van machtigingskenmerken tot de eerste incasso na een overstap, staat uitgebreid in ons artikel over incassomandaten bij een overstap.
Waarom november een goed moment is
De meeste clubs willen op 1 januari schoon beginnen: nieuw systeem, nieuwe prijslijst, januaripiek in één keer in de goede administratie. Wie in november begint met importeren, heeft december voor de puntjes en gaat rustig live in de kerstvakantie.
De proefperiode van 30 dagen is daar lang genoeg voor. Je importeert je leden in een middag, klikt een week rond met je eigen data en beslist daarna pas definitief.
Veelgestelde vragen
Nee. Importeren kun je zelf, maar het hoeft niet: migratie en inrichting zijn onderdeel van de onboarding, en de livegang doen we altijd samen. Binnen twee weken ben je over.
Ja. De Virtuagym-export bevat de tegoeden per creditsoort en die komen als lescredits in REQUR terug, zodat niemand zijn resterende lessen kwijtraakt.
Oud-leden kunnen gewoon mee in de import. Zo blijft je historie compleet en kun je een oud-lid later weer activeren zonder een nieuw dossier te beginnen.
Zelf ervaren?
Probeer REQUR 30 dagen gratis en zie in een volledige facturatiecyclus of het bij je past. Geen creditcard nodig.
Ontdek REQUR
Ledenadministratie
Leden, abonnementen en incasso op één plek.
Lessen plannen
Roosters, wachtlijsten en lesreeksen.
Kassasysteem
Pinterminal en verkoop aan de balie.
App voor je leden
Boeken, betalen en berichten in de REQUR-app.
Rapportages
Omzet, churn en bezoek in beeld.
Website
Online inschrijven dat leden oplevert.
Meer uit de blog
Gezinskorting en vriendenkorting: groeien via de leden die je al hebt
Nieuwe leden komen zelden van een advertentie en bijna altijd via een gezinslid of een vriend. Zo beloon je dat automatisch, zonder extra administratie.
Kaartverkoop voor je dansvoorstelling, zonder kassa bij de deur
Een eigen verkooppagina, e-tickets met QR-code en scannen met je telefoon: zo regel je de kaartverkoop van je voorstelling zonder envelop met wisselgeld.
Lessen plannen voor je pilatesstudio
Met twaalf reformers is een no-show geen kleinigheid. Je wachtlijst en je annuleringsregel bepalen je omzet per les.