Lessen plannen voor je pilatesstudio

Als iemand een uur voor de les afzegt, is dat geen probleem zolang er iemand anders klaarstaat. Een wachtlijst die automatisch de volgende in de rij een bericht stuurt en de plek toewijst, vult die stoel meestal binnen enkele minuten.

Doe je dat met de hand, dan gebeurt het in de praktijk niet, want een uur voor de les ben je met andere dingen bezig. Laat het systeem het doen en zorg dat het bericht via push of WhatsApp gaat, want een e-mail wordt niet op tijd gelezen.

Een termijn van 24 uur is streng voor je leden en comfortabel voor je bezetting. Twee uur is prettig voor je leden en vrijwel onmogelijk om nog te vullen. Waar je gaat zitten, is een keuze over welk van die twee je belangrijker vindt.

Een middenweg die goed werkt: een ruime termijn waarbinnen gratis annuleren mag, en daarbuiten kost het de rit of de plek. Zet dat helder in je voorwaarden en laat je systeem het toepassen, zodat het niet elke week een gesprek aan de balie wordt.

Zolang boeken en annuleren via jou loopt, ben je zelf de wachtlijst. Dat kost je tijd op de vervelendste momenten en het vertraagt precies de handeling die snel moet gaan.

In een app waarin leden hun plek boeken, hun wachtlijstpositie zien en met twee tikken annuleren, gebeurt dat allemaal zonder jou. Jij ziet alleen het resultaat: welke lessen vol zitten en welke niet.

Een bezetting van 78 procent over een week zegt je weinig. Je hebt er iets aan als je ziet dat de les van dinsdag half negen structureel voor de helft leeg is en die van donderdag zes uur al weken een wachtlijst heeft.

Dat is namelijk een roosterbeslissing, geen marketingbeslissing. In REQUR zie je de bezetting per les en per tijdstip, zodat je een les kunt verplaatsen of verdubbelen op basis van wat er echt gebeurt.