Ledenadministratie voor je yogastudio

De meeste studio's beginnen met rittenkaarten en voegen later abonnementen toe, of andersom. Wat er dan vaak gebeurt is dat de een in het boekingssysteem zit en de ander in een spreadsheet of in de incassosoftware.

Zorg dat allebei in hetzelfde systeem zitten, gekoppeld aan dezelfde persoon. Anders weet je van een vaste bezoeker met een aflopende kaart en een lopend abonnement nooit zeker wat er precies is afgeboekt.

Een rittenkaart die pas na de les met de hand wordt afgestreept, klopt gegarandeerd niet aan het einde van de maand. Iemand vergeet het, of iemand komt binnen terwijl je nog met een ander praat.

Koppel het aftellen aan het inchecken, zodat de kaart bijwerkt op het moment dat iemand de zaal binnenkomt. Je leden zien hun saldo in de app en jij krijgt geen discussies meer over de vraag of die ene les nou wel of niet is meegeteld.

De proefles is voor een yogastudio de belangrijkste transactie die er is, en juist die staat vaak los: in een formulier, in een mailbox of op een lijstje bij de balie. Daardoor weet je niet hoeveel proeflessen er zijn geweest en hoeveel er iets zijn geworden.

Zet ze in dezelfde administratie als je leden, met een status. Dan kun je zien hoeveel procent doorstroomt, en dat percentage is het getal waarmee je je marketing beoordeelt.

Bij maandabonnementen is de omzet van deze maand pas over twee maanden echt zeker, want een consument mag een incasso tot acht weken laten terugboeken. Als je stuurt op wat er is geïncasseerd, stuur je op een getal dat nog kan dalen.

Kijk daarom naar wat er na die termijn is blijven staan en houd je storneringen apart bij. In REQUR zie je die uitsplitsing in je rapportages, naast je bezetting per les en je opzeggingen per maand.