Overstappen: wat gebeurt er met je incassomandaten?
Bij elke overstap naar een ander ledensysteem komt dezelfde vraag boven: wat gebeurt er met mijn incasso's? Het is een terechte zorg, want als je machtigingen sneuvelen, moet je honderden mensen opnieuw om toestemming vragen en verlies je gegarandeerd een deel van je omzet.
Het goede nieuws is dat een machtiging bij jou hoort en niet bij je software. Het minder goede nieuws is dat er wel een paar dingen goed moeten gaan. Dit stuk legt uit wat er moet meeverhuizen, welke vragen je stelt en waar het meestal misgaat.
In het kort
- Een machtiging staat op naam van jouw onderneming, niet op naam van je oude leverancier.
- Wat mee moet: de machtigingsgegevens, de datum van afgifte, het kenmerk en je incassant-ID.
- Verandert je incassant-ID, dan moeten je leden daarover geïnformeerd worden.
- Neem ook je betaalhistorie mee, anders kun je een storno niet terugleiden naar de oorspronkelijke factuur.
Een machtiging hoort bij jou, niet bij je software
Als een lid je machtigt om maandelijks af te schrijven, geeft hij die toestemming aan jouw onderneming. Je softwareleverancier is de partij die de opdracht technisch uitvoert. Wissel je van leverancier, dan blijft de toestemming zelf in principe gewoon staan.
Dat is de reden waarom een goede migratie geen nieuwe handtekeningen vraagt. Wat er wel moet gebeuren, is dat alle gegevens die bij die toestemming horen correct meeverhuizen naar het nieuwe systeem, zodat je incasso's straks met dezelfde onderbouwing worden aangeboden.
Wat er precies mee moet
Vier dingen. De machtigingsgegevens zelf, dus het rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder. De datum waarop de machtiging is afgegeven. Het kenmerk waaronder de machtiging bekend is. En je incassant-ID, het nummer waaronder jouw onderneming incasseert.
Ontbreekt er één van die vier, dan kan een incasso worden geweigerd of alsnog worden teruggedraaid. Vraag je nieuwe leverancier daarom niet of ze kunnen migreren, maar welke van deze vier velden ze overnemen en wat ze doen als een veld in de oude export ontbreekt.
Vraag ook wie de export bij je huidige leverancier opvraagt en in welk formaat die komt. Dat is in de praktijk vaker het knelpunt dan de import zelf.
Verandert je incassant-ID, dan moet je het melden
Blijf je incasseren onder dezelfde onderneming en hetzelfde incassant-ID, dan merken je leden er niets van behalve misschien een andere omschrijving op hun afschrift. Verandert dat nummer, bijvoorbeeld omdat je naar een andere betaalprovider gaat, dan hoor je je leden daarover te informeren voordat de eerste afschrijving komt.
Doe dat sowieso, ook als het niet hoeft. Een korte aankondiging dat de afschrijving er vanaf volgende maand anders uitziet, scheelt je een piek aan storneringen van mensen die de nieuwe omschrijving niet herkennen. Overleg met je bank of betaalprovider wat in jouw situatie precies vereist is.
Vergeet je historie niet
Machtigingen krijgen alle aandacht, betaalhistorie bijna geen. Toch loop je daar het snelst tegen problemen aan: zonder historie weet je niet welke factuur bij welke betaling hoorde, kun je een storno niet terugleiden en klopt je omzet in het eerste jaar niet.
Neem daarom mee: openstaande facturen, betalingen, creditnota's en de storno's die er zijn geweest. Bij REQUR is dat onderdeel van de onboarding, samen met je leden, je lopende abonnementen en het inrichten van je lidmaatschappen, huisstijl en app. Binnen twee weken sta je live.
Veelgestelde vragen
In de regel niet. De toestemming is aan jouw onderneming gegeven, niet aan je softwareleverancier, en verhuist mee zolang de machtigingsgegevens, de afgiftedatum, het kenmerk en je incassant-ID correct worden overgenomen. Leg dit wel altijd voor aan je bank of betaalprovider voor jouw specifieke situatie.
Bij REQUR sta je in twee weken live, inclusief kennismaking, datamigratie en het samen inrichten van je lidmaatschappen, huisstijl en app. In de eerste week na livegang zitten we er extra dicht op, want dan draait je eerste incassoronde.
Dat kan, maar het is zelden handig. Plan de overstap zo dat je met een schone incassoronde begint, dan is precies duidelijk welke afschrijving uit welk systeem komt en kun je een storno zonder puzzelen terugleiden.
Zelf ervaren?
Probeer REQUR 30 dagen gratis en zie in een volledige facturatiecyclus of het bij je past. Geen creditcard nodig.
Ontdek REQUR
Ledenadministratie
Leden, abonnementen en incasso op één plek.
Lessen plannen
Roosters, wachtlijsten en planning met AI.
Kassasysteem
Pinterminal en verkoop aan de balie.
App voor je leden
Boeken, betalen en berichten in de REQUR-app.
Rapportages
Omzet, churn en bezoek in beeld.
Website
Online inschrijven dat leden oplevert.
Meer uit de blog
Zeven manieren om je storneringen terug te dringen
Het incassomoment, een vooraankondiging en een slimme herincasso schelen samen meer dan welk tarief dan ook.
Wat kost een storno je écht?
Het tarief van je bank is het kleinste deel. De echte rekening zit in de tijd die je kwijt bent en de leden die daarna opzeggen.
Beste software voor sportscholen en studio's: hoe je in 2026 kiest
De meeste aanbieders zetten hun prijs niet online. Dit is hoe de vier prijsmodellen werken en welke vragen je stelt voordat je tekent.